Nayarit - Instituto Electoral del Estado de Nayarit - (NAY)
Solicitud del día 18/03/2024 a la dependencia Nayarit - Instituto Electoral del Estado de Nayarit - (NAY) del órgano Nayarit
DescripciónBuenas tardes. Pueden explicarme cuál es el proceso para llegar a la baja documental de los archivos y en base a que normativa se rigen. Y saber si, ¿La baja documental de archivos es lo mismo que destrucción de archivos? Lo anterior para fines educativos. Gracias.Respuesta del día18/03/2024Texto de respuestaHago de su conocimiento, que todo lo relativo al Sistema Institucional de Archivos, se realiza de conformidad a lo establecido en la Ley de Archivos del Estado de Nayarit, y el Reglamento de Archivo del Instituto Estatal Electoral de Nayarit, que se encuentra disponible en el siguiente enlace: https://ieenayarit.org/PDF/2020/Acuerdos/IEEN-CLE-074-2020-A1.pdf Propiamente en relación al procedimiento de eliminación y depuración de documentos se establece en el artículo 64 del Reglamento de Archivo previamente invocado, que se textualiza a continuación: “Artículo 64. 1. La depuración y eliminación de documentos se da mediante una valoración documental para proceder a la eliminación física de los documentos que ya hayan cumplido su función institucional. 2. Para proceder a la depuración y eliminación de documentos, se efectúa de la siguiente manera: I. Se verifica el calendario de transferencia secundaria documental y depuración, donde se señala el período de vigencia de los documentos, acorde al catálogo de disposición documental; II. Se analizan, valores del documento y forma de disposición, donde se señalan plazos de conservación, vigencia de los expedientes e instrucciones que se deben observar para la conservación o eliminación de documentos, como la pérdida de valores primarios, su carácter de reserva o confidencialidad, o que hayan sido objeto de solicitudes de información; III. Terminado el análisis de valoración documental, se determina que documentos se observaron para su depuración; IV. Se elabora un inventario de baja documental, por área, cronológico, temático y número de caja, señalando los documentos para su depuración, de acuerdo con el catálogo de disposición documental; V. Se convoca a las y los miembros del grupo interdisciplinario para la valoración y dictamen de los documentos, a través de un muestreo aleatorio, y así determinar el destino que se dará a la documentación; VI. Con base en el inventario de baja documental, mediante una revisión exhaustiva o a través de un muestreo aleatorio, según se acuerde, el GIA analizará y determinará si autoriza a la depuración de los documentos incluidos en dicho inventario; VII. Se procede a elaborar un acta de depuración, la cual debe ir firmada por las y los miembros del GIA y las personales responsables de cada área, anexando el inventario de baja documental; y, VIII. Se procede a trasladar los documentos destinados para su eliminación de documentos, detallando número de cajas, años y de que áreas son los expedientes eliminados, para dar constancia por escrito del acto realizado.” Ahora bien, en cuanto a la pregunta de si es lo mismo la baja documental que la destrucción de archivos, de conformidad a lo establecido en el artículo 3 Inciso C) fracción VII del Reglamento de Archivos del IEEN, Baja documental es: “La acción de eliminar toda aquella documentación que haya prescrito su vigencia, valores documentales y, en su caso, plazos de conservación; y que no posea valores históricos, de acuerdo con las leyes de la materia y las disposiciones jurídicas aplicables.”Archivo adjuntoDescargarFolioNAY-IP-181192224000039