Querétaro - Poder Ejecutivo del Estado de Querétaro - (QRO)
Solicitud del día 06/08/2024 a la dependencia Querétaro - Poder Ejecutivo del Estado de Querétaro - (QRO) del órgano Querétaro
Descripciónsolicito se indiquen cuales son los plazos en años de la vigencia y conservación de documentos a resguardo del municipio en virtud que el reglamento de archivos de la administración publica municipal de Querétaro, no es claro ni preciso en los periodos de vigencia, ya que no dice nada de tiempo en los capítulos designados para esta información. https://municipiodequeretaro.gob.mx/wp-content/uploads/2019/08/Reglamento-de-Archivos-de-la-Administraci%C3%B3n-P%C3%BAblica-Municipal-de-Quer%C3%A9taro.pdf conservación de los archivos ARTÍCULO 35. En los plazos de conservación de los archivos, se tomará en cuenta la vigencia documental así como, en su caso, el periodo de reserva correspondiente. En el supuesto de que otras disposiciones jurídicas establezcan plazos mayores a los señalados, se contemplará lo establecido por tales disposiciones. Concluidos los plazos establecidos por el Catálogo de Disposición Documental, los documentos pasarán a la fase de depuración para determinar su destino final. ARTICULO 36. Las unidades administrativas y la Dirección del Archivo Municipal deberán adoptar medidas y procedimientos técnicos que garanticen la conservación de la información y seguridad de sus soportes, entre otros: I. Contar con espacios diseñados y destinados exclusivamente a la recepción, organización y resguardo temporal o definitivo de los documentos, y II. Contar con sistemas de control ambiental y de seguridad para conservar los documentos. Capítulo V Vigencias documentales para los archivos ARTÍCULO 37. En la determinación de vigencias documentales, se deberán perseguir los siguientes criterios: I. Establecer los tiempos máximos de conservación de archivos para lograr un manejo racional y óptimo de los mismos; II. Facilitar el flujo de archivos a fin de evitar su acumulación innecesaria en oficinas; y III. Facilitar el proceso de valoración y disposición de archivos. ARTÍCULO 38. Las vigencias documentales establecen los periodos en que los documentos de archivo se conservan en la institución. Para el establecimiento de los tiempos de conservación deberán considerarse sus valores primarios (administración, fiscal y legal), secundarios (evidencial, testimonial e informativo), además de las disposiciones jurídicas aplicables a los mismos. ARTÍCULO 39. En la aplicación de vigencias documentales se tomarán en consideración los siguientes elementos: I. En caso de expedientes con más de un valor siempre aplicará el mayor en el establecimiento del tiempo de conservación, y II. Las vigencias documentales son aplicables a las series documentales, previamente establecidas en el Cuadro General de Clasificación Archivística y según lo estipule el Catálogo de Disposición Documental. ARTÍCULO 40. En los plazos de conservación de los archivos se tomará en cuenta la vigencia documental así como, en su caso, el periodo de reserva de la información correspondiente. En el caso de que otras disposiciones jurídicas establezcan plazos mayores señalados, se contemplará lo establecido por tales disposiciones. ARTÍCULO 41. Los documentos de archivos que, en su transferencia al archivo de concentración, la unidad administrativa ha determinado en la etiqueta de su caja: “para depurar”, podrán ser destruidos al cabo de un año. ARTÍCULO 42. Al concluir los plazos de conservación de los archivos establecidos, la persona titular de la Dirección del Archivo Municipal dará inicio al Proceso de Depuración de Documentos.Respuesta del día12/08/2024Texto de respuestaAprovechando la ocasión para saludarle, por este conducto remito a usted en tiempo y forma de acuerdo en lo establecido en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Querétaro, el oficio emitido por la Secretaría de Ayuntamiento, y por esta Unidad de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Municipio de Querétaro, derivado de su solicitud de información con número de folio 220458524000969. Sin otro particular, agradezco de antemano su atención y quedo a sus órdenes para cualquier duda o aclaración.Archivo adjuntoDescargarFolioQRO-IP-220458524000969